Excel es una herramienta líder en el mercado para ofimática en general, y una herramienta clave en el mundo del data analytics en particular. Con ella puedes crear tablas, gráficos, reportes y hasta diferentes modelos de análisis de datos para realizar un proceso de análisis de negocio completo y sacar información relevante acerca de las diferentes áreas de la empresa.
En una panoroama mundial que está constantemente dejando información sobre tendencias y comportamientos codificados en datos, resulta de vital importancia analizarlos para saber qué quieren decir. Es por ello que el data analytics y la profesión de data analyst se ha vuelto indispensable para cualquier empresa, y por tanto, las funciones de análisis de datos en Excel se han vuelto cada vez más importantes en estos últimos años.
En este artículo descubrirás los diferentes usos que le puedes dar a la herramienta para manipular datos, extraer información de ellos, y 10 fórmulas básicas que resultan indispensables para cualquier Data Analyst para cualquier proceso de análisis de negocio.
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Beneficios de utilizar Excel en tu análisis de datos.
Para pequeños y medianos negocios que no tienen un volumen masivo de formulación, excel resulta una herramienta muy sencilla de usar para analizar datos de actividad de la empresa como ingresos por ventas, costes de explotación, etc, y por supuesto, tremendamente útil. Se puede hacer uso de una hoja de datos en común que represente los diferentes departamentos y actividades de la empresa a través de datos estadísticos y trabajar en ella. También tienes opciones de representación a través de gráficos de barras o pastel, para visualizar la información en presentaciones o reuniones.
Además el análisis de datos en Excel te permite conocer información relativa al comportamiento de los consumidores en las diferentes áreas de tu empresa, como productos más vendidos, áreas de mayor interés de la empresa, satisfacción del cliente, sobre los mismos, campañas de publicidad, atención al cliente, servicios postventa… Lo que permitirá establecer diferentes tipos de estrategias de marketing y ventas centradas en el consumidor, dependiendo de la información contenida en los datos.
Se trata de una herramienta clave para los profesionales en Data Analysts para tomar decisiones informadas y respaldadas por datos. Al utilizar las diversas funciones y herramientas de Excel, puedes realizar un análisis exhaustivo de los datos empresariales, lo que te permite identificar patrones, tendencias y relaciones clave.
Así, las empresas pueden tomar decisiones más fundamentadas y estratégicas, lo que les brinda una ventaja competitiva en el mercado. Además, al respaldar tus decisiones con datos tangibles, también puedes comunicar de manera más efectiva tus recomendaciones a los stakeholders y equipos de liderazgo, lo que facilita la aceptación y la implementación de tus propuestas.
Si necesitas tener un mejor control de tus actividades y detectar problemas e ineficiencias, con las funciones y fórmulas disponibles en Excel puedes realizar análisis comparativos y calcular métricas clave como KPI’s para evaluar el rendimiento en las diferentes áreas (marketing, producción, ventas, etc) que permitan detectar discrepancias o anomalías en los datos estadísticos aportados.
Al reconocer problemas de rendimiento a través del análisis de datos en Excel, las empresas pueden tomar medidas correctivas oportunas. Pueden investigar las causas raíz de los problemas identificados y desarrollar estrategias para mejorar el rendimiento en áreas problemáticas. Esto permite optimizar los procesos, maximizar la eficiencia y, en última instancia, mejorar los resultados y la rentabilidad del negocio.
Así mismo, supone una gran opción para identificar y evaluar los riesgos de negocio de una manera clara y sencilla. Mediante el uso de fórmulas, funciones y herramientas de análisis, Excel te permite analizar los datos empresariales y detectar posibles riesgos que podrían afectar el desempeño y la estabilidad del negocio.
Al facilitar la detección de riesgos de negocio, el análisis de datos en Excel permite a las empresas anticiparse y prepararse para posibles situaciones adversas. Hay que destacar que el riesgo en las empresas va a existir siempre, pero identificarlos de manera temprana permite a las organizaciones tomar medidas preventivas, desarrollar planes de contingencia y tomar decisiones más informadas para mitigar los riesgos y proteger la salud general del negocio.
Funciones clave para el análisis de datos en Excel
Todos estos beneficios que supone utilizar el análisis de datos en Excel son de gran utilidad para las empresas y están muy bien saberlas, pero… ¿qué funciones permiten obtener estos beneficios? Si no sabemos de ellas, no podremos llegar a obtener los objetivos propuestos para alcanzar estos beneficios. Es por ello que traemos las 3 funciones claves para el análisis de datos en Excel.
Ordenar y filtrar
La función «Ordenar y filtrar» en Excel es una herramienta poderosa para el análisis de datos, ya que te permite organizar y filtrar los datos de manera eficiente. Con esta función, puedes reorganizar tus datos en orden ascendente o descendente según los valores de una o varias columnas, así como filtrar los datos para mostrar solo los registros que cumplan con ciertos criterios.
- Organización de datos: Puedes ordenar tus datos en función de los valores de una columna o varias columnas. Esto es especialmente útil cuando trabajas con grandes conjuntos de datos y deseas analizarlos de manera estructurada. Por ejemplo, puedes ordenar una lista de ventas por fecha para identificar patrones temporales o por valor para identificar los elementos más vendidos.
- Identificación de valores únicos: La función de filtrado te permite mostrar solo los valores únicos en una columna. Esto es útil cuando deseas analizar datos únicos o realizar recuentos de categorías específicas en tus datos.
- Filtros avanzados: Puedes aplicar filtros avanzados para mostrar solo los registros que cumplan con ciertos criterios. Puedes combinar múltiples condiciones y operadores lógicos (como igual, mayor que, menor que, etc.) para filtrar tus datos de acuerdo con tus necesidades específicas. Por ejemplo, puedes filtrar una lista de clientes para mostrar solo aquellos con compras superiores a cierta cantidad o filtrar datos de ventas por región geográfica.
- Segmentación de datos: La función «Ordenar y filtrar» también te permite utilizar segmentaciones de datos. Las segmentaciones de datos son controles visuales interactivos que te permiten filtrar datos rápidamente seleccionando opciones predefinidas. Esto facilita el análisis de datos específicos sin tener que ingresar manualmente los criterios de filtrado.
- Exploración de datos: Al ordenar y filtrar tus datos, puedes explorar diferentes perspectivas y visualizar patrones o tendencias ocultas. Puedes realizar comparaciones entre diferentes grupos de datos y detectar relaciones o discrepancias importantes.
Formato condicional
La función «Formato condicional» en Excel es una poderosa herramienta que te permite resaltar visualmente los datos en función de ciertos criterios predefinidos. Con esta función, puedes aplicar formatos especiales, como colores, barras de datos o iconos, a las celdas que cumplan con ciertas condiciones, lo que facilita la identificación de patrones, tendencias o valores atípicos en tus datos.
Al utilizar la función «Formato condicional» en el análisis de datos, puedes obtener los siguientes beneficios:
- Destacar valores importantes: Puedes resaltar automáticamente los valores importantes en tus datos para que se destaquen visualmente. Por ejemplo, puedes resaltar en rojo las ventas que son inferiores a cierto umbral para identificar rápidamente las áreas de bajo rendimiento.
- Identificar tendencias: Puedes utilizar el formato condicional para aplicar gradientes de color o barras de datos a las celdas en función de sus valores. Esto te permite identificar tendencias o patrones en los datos. Por ejemplo, puedes utilizar una escala de colores para resaltar las ventas que están por encima o por debajo del promedio.
- Detectar valores atípicos: La función de formato condicional también te permite identificar valores atípicos o excepcionales en tus datos. Puedes aplicar formatos especiales, como iconos de flechas hacia arriba o hacia abajo, para resaltar los valores que son significativamente mayores o menores que el resto de los datos. Esto facilita la identificación de datos anómalos o puntos destacados en tus análisis.
- Visualizar comparaciones: Puedes utilizar el formato condicional para realizar comparaciones visuales entre diferentes conjuntos de datos. Por ejemplo, puedes resaltar con colores diferentes las celdas que contienen datos de diferentes categorías o segmentos, lo que facilita la identificación de diferencias o similitudes entre ellos.
- Personalización de formatos: La función de formato condicional te ofrece una amplia gama de opciones y personalización. Puedes aplicar formatos basados en fórmulas personalizadas o utilizar las opciones predefinidas en Excel. También puedes ajustar los rangos de valores o criterios de formato para adaptarlos a tus necesidades específicas.
Tablas y gráficos
La función de «Tablas y Gráficos» en Excel es una herramienta poderosa para el análisis de datos, ya que te permite organizar y visualizar tus datos de manera clara y comprensible. Con esta función, puedes convertir rápidamente un rango de datos en una tabla dinámica y crear gráficos basados en esos datos, lo que facilita el análisis y la interpretación visual de la información.
Al utilizar la función de «Tablas y Gráficos» en el análisis de datos, puedes obtener los siguientes beneficios:
- Organización de datos en tablas: Puedes convertir tus datos en una tabla para organizarlos de manera estructurada y fácil de leer. Las tablas te permiten agregar encabezados de columna, filtros y formato automático a tus datos. Además, puedes ordenar y filtrar rápidamente los datos en la tabla según tus necesidades.
- Análisis rápido de datos: Las tablas dinámicas son una característica clave de la función de «Tablas y Gráficos». Con las tablas dinámicas, puedes resumir y analizar grandes conjuntos de datos en segundos. Puedes crear informes dinámicos, realizar agrupaciones, filtrar datos y resumir información utilizando operaciones de suma, promedio, recuento, máximo, mínimo, entre otros.
- Visualización de datos con gráficos: Puedes crear gráficos a partir de tus datos con solo unos pocos clics. Los gráficos te permiten visualizar tus datos de manera clara y comprensible, lo que facilita la identificación de patrones, tendencias y relaciones. Puedes elegir entre una amplia variedad de tipos de gráficos, como columnas, líneas, áreas, barras, entre otros, y personalizar su apariencia según tus preferencias.
- Actualización automática de datos: Una de las ventajas de las tablas y gráficos en Excel es su capacidad de actualizar automáticamente los datos cuando se realizan cambios. Si agregas, modificas o eliminas datos en la tabla subyacente, los informes de la tabla dinámica y los gráficos se actualizarán automáticamente, lo que te permite mantener tus análisis siempre actualizados.
- Interactividad y exploración de datos: Los informes de tablas dinámicas y los gráficos creados a partir de las tablas te permiten explorar e interactuar con tus datos de manera dinámica. Puedes filtrar y desglosar los datos según diferentes criterios, lo que facilita la identificación de detalles específicos o el análisis de diferentes perspectivas.
10 fórmulas de análisis de datos en excel
1. CONCAT
Esta fórmula se utiliza para combinar el contenido de dos o más celdas en una sola celda. Por ejemplo, «=CONCAT(A2,B2,C2)» concatenará el contenido de las celdas A1, B1 y C1 en una sola celda.
2. XLOOKUP
Es una fórmula avanzada que permite buscar un valor en una columna y devolver un valor relacionado de otra columna en una tabla. Por ejemplo, «=XLOOKUP(F1, A2:A6, C2:C6)» busca el valor en la celda A1 en la «Tabla1» y devuelve el valor correspondiente de la «Tabla2».
3. LEN
Esta fórmula devuelve la longitud de un texto en una celda. Por ejemplo, «=LEN(C3)» devuelve el número de caracteres en la celda C3, incluyendo espacios en blanco.
4. SUMFIS
Se utiliza para sumar los valores en un rango que cumplen con múltiples criterios.
Por ejemplo, «=SUMIFS(D2:D12, A2:A12, «KTE», C2:C12, «>200″)» muestra la suma del precio total de los productos llamados ‘’KTE’’ y las ventas son superiores a 200.
Si queremos utilizar la función con fechas :
Queremos sumar todos los precios de productos vendidos del 1 de abril de 2019 al 31 de mayo de 2019.
=SUMIFS(C2:C12, A2:A12, «>=4/1/2019», A2:A12, «<=5/31/2019»)
Si queremos utilizar la función con varios criterios :
En esta base de datos de clientes, sumamos el precio total pagado por David, Jane o Sunny cuyas ventas son superiores a 200.
=SUMIFS(D2:D12, B2:B12, «Jane», C2:C12, «>200»)+SUMIFS(D2:D12, B2:B12, «David», C2:C12, «>200»)+SUMIFS(D2:D12, B2:B12, «Sunny», C2:C12, «>200»).
Como esta fórmula es muy larga y compleja, podemos simplificarla con esta otra :
=SUM(SUMIFS(D2:D12,B2:B12,{«Jane»,»David»,»Sunny»}, C2:C12, «>200»))
5. IF (SI) :
Esta fórmula permite realizar una evaluación condicional y devuelve un valor si se cumple una condición y otro valor si no se cumple. Por ejemplo, «=SI(A2>=60,»Aprobado»,»Reprobado»)» evalúa si el valor en la celda A2 es mayor que 60 y devuelve «Aprobado» si es verdadero y «Reprobado» si es falso.
6. COUNTBLANK :
Se utiliza para contar el número de celdas vacías en un rango dado. Por ejemplo, «=COUNTBLANK(A2:D2)» cuenta la cantidad de celdas vacías en el rango A2:D2.
7. RANK :
Esta fórmula clasifica un valor en un rango en función de su posición en orden ascendente o descendente. Por ejemplo, «=RANK(B2,$B$2:$B$7,1)» devuelve la clasificación del valor en la celda B2 dentro del rango B2:B7.
8. IFERROR
Permite manejar los errores que puedan ocurrir en una fórmula y devuelve un valor alternativo si ocurre un error.
Por ejemplo, un error común en Excel es cuando una fórmula devuelve #DIV/0! cuando intenta dividir un número entre cero. Al producirse el error, la función IFERROR devuelve el valor o texto que le indiquemos en el argumento de la fórmula.
En este caso, utilizamos la formula IFERROR (en español SI.ERROR) para si la función VLOOKUP (BUSCARV) no encuentra ninguna coincidencia para el valor indicado, 28 en este caso, muestre el texto que indicamos en la fórmula en lugar del error.
Cuando no detecte ningún error como los anteriores, la función sólo pondrá el dato correcto.
La función IFERROR detecta los siguientes errores: #DIV/0!, #N/A, #VALOR!, #REF!, #NUM!, #NOM? y #NULL!.
9. DAYS
Esta fórmula calcula el número de días entre dos fechas.
En la siguiente imagen, mediante esta fórmula vemos los días laborables transcurridos entre el 1 de enero de 2011 y el 31 de enero de 2011 : =DIAS.LAB(A2, B2)
Para hacer lo mismo con los días en general, bastaría con quitar el elemento ‘’LAB’’, quedando : =DIAS(A2,B2)
10. AVERAGEIFS
Se utiliza para calcular el promedio de los valores en un rango que cumplen con múltiples criterios. Por ejemplo, «=AVERAGEIFS(C3:C15, A3:A15, F3, B3:B15, F4)» calcula el precio (C3:C15) promedio, de manzanas (F3) contenidas en la columna de frutas (A3:A15) que sean del sur (F4) indicadas en regiones (B3:B15).
Estas han sido las funciones y fórmulas utilizadas en el análisis de datos con excel que proporcionan utilidad y sencillez en el proceso, lo cual hará, en resumen, conocer aspectos tanto internos como externos muy importante a las empresas, permitiendo su mejora de toma de decisiones informadas. Te invitamos a seguir nuestro blog, en el que publicamos contenido relevante acerca del mundo data.
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